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解构业财融合:财务系统数字化架构

在企业运营过程中,业务动作和财务密不可分。业务动作需要大量的资金支持,而财务则需要根据业务情况对资金以及后续的记账、报税等进行有效的管理。本文作者对财务系统数字化架构进行了分析,希望对你有帮助。

一、业财的底层逻辑

六大业务环节洞察业财关联性:

在展开聊财务系统架构前,我们先来梳理下一家企业运作一款产品的Roadmap,也就是产品是怎么从无到有,怎么从一张图纸加工出成品送到消费者手中的

一款产品涉及的整个生命周期的底层逻辑,首先分割成消费侧和供给侧,消费侧指的就是面向顾客的终端市场中的产品/品牌的最终形态,这里涵盖了消费者对产品的潜意识状态的认知和体验;供给侧更多指的是产品怎么制造出来、怎么送到消费者手中以及产品相关问题的咨询和售后运营,举个一款手机在线下零售市场的场景栗子:

消费侧:某个艳阳天,在线下某家电大卖场闲逛,正巧看到前阵子一直关注的某国产手机正在打折促销,经吐沫横飞的销售人员一顿营销后,管不住手直接下单了,买回家没两天发现手机充不上电打给这款手机的相关公司的售后热线,去投诉售后;

供给侧:这是关于产品背后的故事,公司的设计师经过一系列的市场用户调研出具了设计图纸并在产品委员会上全票通过方案,开始去磨具厂打造模型,同时推演上市和生产计划,确定计划后形工厂成量产批次,采购组成员依据设计图纸,联系各相关厂商,大批量购买原材料,经过九九八十一难终于最后工厂按期组装交付成品给到该公司,市场部销售部成员开始同步制作营销计划和宣发材料;产品面市,销售联系客户签订订单、物流分发运输产品、售后处理顾客满意。

上面场景表面上行云流水的运作,更底层离不开资金财务的支撑,公司在消费侧获得收入,在供给侧付出的都是成本,而公司长久能否持续的经营下去靠的就是利润。

商业的社会千千万,不同的行业甚至同样的行业中涉及到的场景和产品路线都不同,我们先做个简单的归拢,将业务动作分成以下6个大环节:

  1. 产品定位和客户获取
  2. 订单/合同的签订和分派
  3. 物料的采购
  4. 产品生产加工制造
  5. 库存存货管理和物流运输管理
  6. 客户满意度和售后服务

在企业运营过程中,业务动作和财务密不可分。业务动作需要大量的资金支持,而财务则需要根据业务情况对资金以及后续的记账、报税等进行有效的管理。根据这6个业务环节,我们来解析下这些业务行为背后的财务关联性。

1. 产品定位和客户获取

产品定位和客户获取是任何企业的基础,也是商业活动的核心。产品定位的准确性可以直接影响客户的购买行为和企业的市场占有率。因此,在制定产品定位策略时,企业必须充分考虑产品成本、销售价格、目标群体和市场竞争等因素,并根据这些因素进行资金预算规划。

在客户获取方面,企业需要进行广告宣传、销售策略、市场推广等活动,以吸引更多的客户。同时,企业还需要制定相关的销售政策、客户服务和售后服务,以提高客户满意度。这些活动需要资金投入,而且需要不断地进行调整和改进,以适应市场变化。

该阶段涉及的财务账有营销费用、广告宣传费用、市场调研费用等。

  • 营销费用:企业为推广销售产品而支付的各种成本和费用,通常包括广告宣传、促销活动等;
  • 广告宣传费用:企业开展广告和宣传活动所支出的费用,通常包括广告投放、创意设计、媒体购买等;
  • 市场调研费用:企业为了了解市场需求和竞争情况而进行的调查和研究所产生的费用,通常包括问卷调查、市场分析等。

2. 订单/合同的签订与分派

当客户向公司提出订单请求并进行货物确认之后,公司开始准备订单合同并签署协议。订单/合同是企业的收入来源,在签订合同时,企业必须根据客户需求和市场情况确定价格、交货时间、付款方式等条件,并且需要对订单进行风险评估和财务预算,以确保收支稳定。

在合同签订后,企业需要分派任务和资源,进行生产制造和物流运输等活动。这些活动需要资金支持,而且需要考虑到人力资源、设备、原材料等方面的因素,以实现项目的高效率、高质量完成。

该阶段涉及的财务账有销售收入、预付款、应收账款等。

  • 销售收入:客户签约时公司收到的货款;
  • 预付款:客户需提前支付货款,以确保公司有能力完成订单。此外,预付款也可帮助公司提前获得资金,用于生产和采购等环节;
  • 应收账款:因为客户一般不会立刻支付全部货款,因此公司需要根据合同约定收取剩余款项。

3. 物料的采购与报销

在公司获得订单后,公司需要开始采购原材料以完成订单。物料的采购是一个涉及到供应商、采购部门、仓库等多个部门的复杂过程。在采购物料时,采购人员需要选择合适的供应商,并进行对比分析,以获得最优的价值和质量;财务人员则需要监督采购预算和成本,确保采购不会超出经济能力范畴。

同时,物料的采购也会影响产品的成本和售价。因此,财务人员需要与采购部门协作,对价格、数量、交货期等进行谈判,以确保最终交付的产品利润最大化。

该阶段涉及的财务账有采购成本、存货成本、应付账款等。

  • 采购成本:企业为了购买原材料和其他物资而支付的成本,通常包括采购价格、物流费用等;
  • 存货成本:企业为了维持正常经营所持有的存货所产生的成本,通常包括采购成本、仓储费用、库存成本等;
  • 应付账款:企业向供应商或其他债权人应付的未付款项,通常包括采购欠款、借款等。

4. 产品的生产加工制造

公司在获得原材料后,开始进入实际的生产阶段。这个环节也是整个商业闭环中最讲究流程、人效和成本的一环,中国也是靠着这一环崛起的,在此过程中,企业的生产部门需要充分利用生产设备和人力资源,提高效率和质量。

这需要企业制定详细的生产计划和生产流程,在保证按时交付的同时通过财务管理的手段,进行成本控制和效益评估。此外,企业还需要考虑到生产过程中可能出现的风险,并加以规避和管理。

该阶段涉及原材料成本、制造费用、工资薪金等。

  • 原材料成本:企业在生产产品或提供服务过程中所使用的直接物品和物质的成本,通常包括所购买的原材料、半成品、零部件等;
  • 制造费用:企业制造产品时所产生的费用,主要包括直接人工费用、直接材料费用、制造费用等;
  • 工资薪金:企业支付给员工的报酬和薪金,通常包括工作时间和工作内容相关的工资、奖金、福利等。

5. 库存存货管理和物流运输管理

在公司生产完成后,未出售的产品将被转移到仓库中等待销售。财务人员要牵头定期对库存资产进行盘点,同时根据相应折旧率进行减值或交由库管部门进行清理;企业必须根据销售计划和物料采购计划确定库存水平和备货量,并通过库存管理系统、物流管理系统等手段进行管理和监控。同时,企业还需要考虑到运输方式、送货时间、配送范围等因素,以确保产品能够及时且最低成本地送达客户处。

该阶段涉及仓储费用、库存成本、物流费用等。

  • 仓储费用:企业为存放和保管存货而支付的费用,通常包括仓储租金、保险费等;
  • 库存成本:企业为持有和管理存货而产生的成本,通常包括采购成本、仓储费用、库存占用成本等;
  • 物流费用:企业为销售产品和提供服务而支付的物流成本,通常包括运输费用、仓储费用等。

6. 客户满意度和售后维护

一个公司的成功不仅在于销售,毕竟销售仅仅是客户和公司建立的一个开始,如何与客户建立良好的关系从而不断的产生复购及转介绍才是细水长流之道。所以客户满意度和售后服务也是业务和财务的共同关注的点,企业需要关注客户体验,以提高客户的满意度,保持客户忠诚度。业务部门需要收集并分析客户反馈,以提高产品和服务的质量。财务部门则需要考虑售后服务成本的控制和利润的最大化。

该阶段涉及售后服务成本、保修费用、客户退货等。

  • 服务成本:企业为提供售后服务而产生的成本,通常包括维修费用、人工成本等;
  • 保修费用:企业为承诺的产品保修而支付的费用,通常包括维修人工成本、配件等;
  • 客户退货:客户因为各种原因而退回或者要求更换的产品,企业需要承担相应的成本,包括原产品成本、退货物流费用等。

在整个商业闭环流程中,不同的环节会对企业的财务账产生影响,需要在财务管理中进行相应的会计处理,确保财务数据的准确性和可靠性。

二、财务系统群产品架构

四大层级拿捏业财融合产品全局:

通过上述商业闭环行为,我们重新认识了业务和财务的相爱相杀整个过程。

国内的商业体系的公司中大部分都存在着一种奇怪的薛定谔的悖论,业务不懂财务、财务不懂业务、IT更是不懂财务和传统业务;基本上从小做到大的公司都是从报税记账开始,公司管理者都觉的财务很重要,但是似乎财务除了本职的税务处理、公司账务申报,再往上层走到成本/利润管理甚至是战略管理的公司基本凤毛麟角,即使是很多中大型企业,很多企业内部要不就是没什么SaaS系统要不就是很多套系统,这一块那一块不同厂商提供着某一细节的解决方案。

当然这也和我国借着加入WTO的东风再加上互联网的冲击,整个国家高速发展有关,过去的企业家在中国钱真的太好赚了,没几家企业想过降本增效。

B端的系统是什么?曾经听过一句非常有意思的答案:“管理建在制度上,制度建在流程上,流程建在系统上、系统建在数据上”。

那么财务管理系统呢?一定程度上它体现的就是财务管理流程以及背后的业务关联系统的数据集合,一家公司里牵头的运营者也就是这家公司的CFO及他带领的团队, 茶叶本尊根据业界成熟的企业财务管理逻辑梳理了下面这张系统群产品架构,主体从下向上输出,分为四大层级结构:业务层、财务层、管理层、决策层;

解构业财融合:财务系统数字化架构

财务系统群产品架构

不同层级结构中的各个系统功能各有侧重,整合起来能够完整覆盖企业的财务管理大框架的需求,实现业务管理精细化和数字化的愿景目标,下面我们围绕这四个层级逐个展开。

1. 业务层

业务层位于财务系统架构的最底层,它是与企业业务流程直接相关的系统群,如前端的业务销售、产品设计、生产加工制造、物料采购等一系列业务作业流程。

企业通过这些系统来实现商品或服务的生产和销售,这些系统包括OA(办公自动化)、CRM(客户关系管理)、ERP(企业资源计划)、SCM(供应链管理)、PLM(产品生命周期管理)和HRM(人力资源管理)等。互联网行业的前端直接面向用户的像微信、淘宝、抖音也都算是一种基于线上生态的业务系统,和传统行业不同的是互联网行业在数据上比传统行业有先天的优势,因为用户在成为消费者的每一次行为都有数据的沉淀,而数据恰恰就是一切信息差的起点;

后来居上的互联网行业先不谈,前面这些像CRM、ERP、SCM这些系统一开始都是依托在像制造、建筑这样的传统行业的管理流程上演变出来的线上工具,传统行业的业务数据在没有使用联网系统前大部分都是集中在线下或者是本地电脑的Excel表格里,而且大部分传统行业的作业人员没有使用线上工具的习惯,也没有付费使用系统的概念,毕竟学习是痛苦的,而且在没有系统也不影响抢到蛋糕的份额。

但现如今谈的业财打通、数字化,如果缺少业务侧的数据,只有末端的财务三表,基本整条链路就很难往下钻,缺少细节只有空壳。

这里要向一个企业学习,就是华为,90年代任正非就曾经花了几亿人民币聘请IBM来当管理咨询顾问,很多人应该听过“先僵化后优化再固化”这句话实际上描述的就是这个时期的华为,学国外先进的管理经验,不是MBA教授讲的一套“道法术器”形而上的理论观点,而是实实在在的流程、制度。

这对于当时的华为来说确实非常难,所以才说先僵化,人家用什么我们用什么,人家怎么做我们怎么做,好好学暂时不质疑;这里从IBM咨询的结果来说其实落地下来就是一整套IT系统和一整套方法论。

2. 财务层

财务层是财务系统架构的第二层,也是这四层架构中最关键的一层,打通业务数据做到承上启下,由财务、销售、供应商、内部业务部门等成员都会使用,这一层目的在于对企业的各项财务活动进行全面的跟踪和管理。销售负责收入、采购部门负责供应商的采购、部门内产生各类人力薪酬或报销费用。

这些场景所映出的系统群的设计旨在提供必要的数据信息,来支持财务对企业的财务规划、成本管理等工作。财务层同时也是决策层的数据来源之一。

财务层分为六个大的系统群,分别是合同、发票/票据、财务运营、会计核算、税务管理、资金管理,每个系统群内部又包含多个不同的功能模块,下面将逐一展开介绍:

2.1合同

合同是指包括销售合同、采购合同、租赁合同等方面的合同。

如架构图所示,销售负责录入收入类合同,采购负责管理供应商的采购类合同;通过合同系统,财务部门可以对合同的执行情况进行跟踪和管理,确保合同的合法性、准确性及可靠性,保证企业日常运作的正常开展。

合同的主体流程性模块包括起草、预审、用印、归档、履约,市场上大部分的合同系统主体聚焦在起草、法审模块,聚焦法务合规的管控,针对合同后续的财务属性履约跟踪相对较少,但却是承接业务尾端闭环的重要组成,主旨模块如下:

合同管理:

合同管理模块主要负责合同信息的录入、查询、修改、作废等工作,能够帮助企业便捷管理企业的所有合同。

合同审核:

合同审核模块主要负责对企业的销售合同、采购合同等合同进行审核,审批人员可根据企业的合同审核流程对待审核合同进行审核。

合同台账:

合同台账模块主要是对企业所签订的所有合同进行台账管理,能够帮助企业便捷高效管理企业的所有合同。

合同结算:

合同结算模块主要负责企业与供应商进行结算和对账工作,结算方式包括月结、现结、票结等。

合同档案:

合同档案模块主要负责存储和管理企业的所有合同信息,包括合同文本、合同附件等信息,能够帮助企业便捷快速查询和打印企业的所有合同信息。

2.2 发票/票据类系统

发票/票据类系统主要包含税控开票系统、采购报销类系统等,主要负责管理企业的各种发票和票据管理工作。

这些系统可以帮助企业自动化管理发票和票据,避免因手工操作引起的错误和漏项。同时,这些系统还可以提高企业的账务管理效率,减轻企业的财务工作压力。发票/票据类系统内部的主要功能模块如下:

发票/票据类系统:

发票/票据类系统主要包含税控开票系统、采购报销类系统等,主要负责管理企业的各种发票和票据管理工作。发票/票据类系统内部的主要功能模块如下:

税控开票系统:

税控开票系统主要负责企业的所有发票开具工作,能够帮助企业快速准确地开出各种类型的发票。

采购报销类系统:

采购报销类系统主要负责企业的采购报销工作,包括采购申请、采购订单、采购验收等环节,还包括各种费用报销单据的管理。

发票领用和发票作废:

发票领用和作废模块主要负责为企业的所有部门分配需求的发票以及对不合法的发票进行作废处理。

票据归档管理:

票据归档管理模块主要负责管理企业的所有票据信息,包括存储、查询、打印等工作,能够帮助企业有效地管理和利用各种票据信息。

2.3 财务运营类系统

财务运营类系统就好似一个最终形成财务总账的中间过渡的财务管理类系统群,主要进行财务基础交易业务的处理,替代传统手工运作,与业务信息系统对接,收集、记录并处理财务交易事务产生的数据,并对财务基础数据信息进行统一管理。

包括财务报账(如认款、预计提、摊销等账单出具前的管理)、财务共享中心和电子文件归档等,这些操作能够高效地对企业日常财务运营进行跟踪、管理和归档,主要功能模块如下:

财务报账系统:

可针对进项、销项的收入支出进行管理;支持关联合同的控制,针对履约计划匹配每笔流水,实现自动认款;结合预算控制系统,有效加强预算费用管控,同时作为总账中转可针对明细账进行合并/摊销。

财务共享中心系统:

财务共享中心系统主要负责管理企业的财务数据共享,包括企业内部的财务知识库、财务报表等多项功能,能够帮助企业内部实现数据共享,提高企业财务信息的利用率和效率。

电子文件归档系统:

电子文件归档系统主要负责存储财务类电子凭证或文档,能够帮助企业财务高效便捷的管理和维护企业的各类文件。

2.4 会计核算类系统

会计核算系统是企业财务管理的核心基础,主要功能是对公司各项活动进行财务会计核算与分析,进而形成财务数据报表。具体来说,该系统主要由以下几个模块组成:

总/分/明细账模块:

主要负责企业的总账和分账核算工作,能够帮助企业全面了解财务状况,并为企业的经营管理提供有效的决策支持。

1)总账模块

全面会计核算系统的总账模块是其最为核心的模块,它主要用于记录和管理公司下相关账套中的所有会计凭证、科目余额表、科目明细账、总分类账等信息。通过这些数据,该系统可以实现对公司账务状况的全面监控和分析,并能及时提供相应的财务报表。

2)固定资产模块

固定资产模块主要用于管理和跟踪公司所拥有的固定资产,包括固定资产入账、折旧计算、工程结转、资产盘点等。通过该模块,公司可以监控资产的使用情况,及时进行折旧,从而更好地应对会计准则和税务政策。

3)应收应付管理模块

应收应付管理模块主要用来记录和管理公司的应收款项和应付款项,包括应收账款、应付账款、预收款、预付款等。通过该模块,公司可以精确掌握公司的应收应付状况,及时发现问题并采取相应的措施。

4)成本核算模块

成本核算模块是成本管理中最为关键的一环,主要用于对各项成本进行计算和统计,同时也能够生成各种成本报表。该模块包括计划成本、实际成本、标准成本和差异成本等多种成本计算方式,从而能够满足企业不同领域的成本需求。

5)往来账款管理模块

主要负责企业与客户、供应商之间的账款结算工作,能够帮助企业快速准确地核算和对账各种类型的往来账款。

财务报表:

财务报表模块主要负责企业财务报表的编制和生成,主要用于生成各种财务报表,如资产负债表、利润表、现金流量表等,并能对其进行分析比较,在应付监管部门的同时帮助企业更好地了解公司的财务状况。

信息披露:

信息披露模块主要负责企业的信息披露工作,能够帮助企业按规定及时向内外部披露相关信息,提高企业的透明度和可信度。

2.5 税务管理类系统

税务管理类系统是财务层中的一个和国税/地税各政务体系关联紧密的组成,包括税务管理及各地国地税的上报系统直连等模块。税务管理类系统内部的主要功能模块如下:

税务申报:

税务申报模块主要负责企业的各种税务申报工作,包括增值税、企业所得税、个人所得税等各种税种。

税务筹划:

税务筹划模块主要负责为企业提供各种税务筹划服务,包括税收优惠、税务合理安排等方面的工作,能够帮助企业降低税费负担。

税务核算:

税务核算模块主要负责企业的各种税务核算工作,包括增值税核算、所得税核算等多项功能。

税务检查:

税务检查模块主要负责企业的税务检查工作,能够帮助企业避免因税务问题引起的法律纠纷和经济损失。

2.6 资金管理类系统

资金管理系统主要用于帮助企业实现对其资金流向的监控和管理,包括资金流入和流出调拨、现金流量管理、银行账户管理、资产负债管理等多个方面。资金管理系统主要由以下几个模块组成:

资金调拨模块:

资金调拨模块主要用于企业内部各个部门之间的资金调拨和控制,从而有效协调资金的使用和收益。该模块还可以根据企业需求进行多重限制和约束,比如最大调拨金额、最小余额等,有效避免公司出现资金风险。

现金流量管理模块:

现金流量管理模块则主要用于跟踪公司的现金流量情况,包括预算现金流量、实际现金流量和现金流量分析等多个方面。通过该模块,企业可以及时了解自身的现金流状况,从而更好地进行现金规划和现金优化。

银行账户管理模块:

银行账户管理模块主要用于企业各银行账户的信息管理和自动对账等工作。该模块还可以将不同银行的资金流入流出进行汇总,形成较为完整的现金余额情况,并能够根据企业需求进行多维度的查询和分析。

资产负债管理模块:

资产负债管理模块则主要用于跟踪公司的资产负债表、损益表和现金流量表等财务报表,从而了解企业的资产状况、财务状况和运营状况等方面的信息。同时,该模块还可以帮助企业进行合理的财务规划和经营决策。

3. 管理层

管理层是财务系统架构的第三层,主要负责整合和管理核算层所提供的各种数据,并对企业的经营管理和风险控制进行有效的监督和管理。

3.1 绩效考核

这里的绩效系统主要用于帮助企业制定目标和评估绩效和员工绩效系统原则上相辅相成,并为决策提供数据支持,同时可以帮助企业提高管理水平和绩效水平,促进企业持续发展,绩效系统通常包括,指标体系、KPI计划、KPI考核、KPI预警等,其中最重要的是KPI计划,一般公司的KPI的设立都反映着未来公司的整体战略走向,它反映了企业的目标和战略方向。

绩效计划通常包括以下内容:目标设定、KPI预测、指标分解等方面。通过绩效计划的制定,可以帮助企业更好地实现自身的经营和战略目标。

3.2 预算管理

预算系统是企业用来规划和管理财务预算的一套系统。其主要功能是通过编制各类预算计划,帮助企业预测和规划未来的经营活动,从而使企业更好地利用有效资源,减少浪费,实现经营目标。

预算系统主要分为三个方面:预算编制、预算执行和预算控制。

预算编制是根据过去的数据和未来的发展趋势,制定出一年内的各项收支计划;预算执行则是将预算计划落实到实际运营中,以便掌握预算执行情况;预算控制则是对预算目标进行监控,及时调整和控制各项支出,以确保财务预算的顺利实现。

3.3 费用控制

费用系统是企业用来管理和控制各类费用支出的一套系统。其主要功能是通过对不同费用种类、费用项目和费用成本进行分类和统计,从而能够更好地掌握各项费用的来源和去向,有效减少浪费和损失。

费用系统主要分为三个方面:费用申请、费用审批和费用核销。费

用申请是指员工向公司申请报销各种业务费用;费用审批则是由相关人员对费用申请进行审核、认定和审批;费用核销则是指在费用审批通过后,把经过核算的费用制定成账单,进行确认和支付的过程。

3.4 内控&风险

内控风险系统是企业用来管理和控制内部风险的一套系统。其主要功能是通过对企业内部各项风险点进行识别、评估和管理,帮助企业尽可能避免或减少因内部失控而导致的损失和风险。

内控风险系统主要分为三个方面:风险识别、风险评估和风险防控。

风险识别是指通过收集、分析和整合各类风险信息,识别出企业内部潜在的风险点;风险评估则是对识别出的各种风险进行量化和定级评估,以便作出相应的应对措施;风险防控则是根据评估结果,采取相应的风险控制策略和内部审核机制,加强企业内部控制,有效降低风险程度。

4. 决策层

决策层是财务系统架构的最高层,简单来讲就是所有数据最终的展现层,也就是现在常说的可视化报表,当然发展至今更多的人开始发现这里不止停留在展示一个漂亮的驾驶舱还需要有人可以从中解读数据发现商机和风险,该层级主要负责对企业的战略规划、目标管理和风险控制等方面进行重大决策和管理。

决策层的主要工作包括战略规划、投资决策、业绩评估、风险控制等方面的工作。

决策层面向的用户主要是公司高层管理人员、董事会成员和关键部门负责人等。他们需要基于全面、准确的企业经营数据,做出决策并制定相应的战略规划。决策层的系统包括BI(商业智能系统)、EIS(执行信息系统)等。

专栏作家

陈天宇宙,微信公众号:陈天宇宙,知识吧专栏作家。多平台支付领域专栏作者,十年资深产品;专注为10万支付产品经理和支付机构以及企业提供深度支付内容和服务!

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