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我的信息极简管理方法

信息需要被管理,因为它流动性比较强,如果看到了但没有被内化,就不等于完全吸收。那么,如何建立一套高效、高价值的“循环信息处理方法”,并通过完善的因果逻辑传递内容?或者,如何告别信息囤积,建立自己的信息输入输出闭环呢?本文作者介绍了TIMW和INKW法,希望能给你带来一些帮助。

我曾经有一个习惯:

看到一篇不错的公众号文章,先标记下来,等有时间再回头查看;别人推荐一本书,不管是电子版还是纸质版,都会下单购买,打算有空好好阅读。

后来发现,我像一只松鼠一样,囤积了很多文章和书籍,在搬家时处理起来非常困难,甚至,忘记为什么要囤它们。我越囤积越觉得,这些东西好像并不是那么重要。

不知道你是否有同样的感受。

如果有,应该问问自己,什么时候才会有时间回头看看?或者,根本就没有这个心情?最可怕的是,时间无意识地流逝,结果发现收藏了这么多东西,却没有任何产出。

爱囤积的人认为这些东西都很有用,见什么收什么,积累了海量的信息,很容易陷入“海绵思维”中,这些人没有能力批判和筛选信息,只迷信“量”,很容易被洗脑。

准确地说,知识经过不同人的思想、经验和见解加工,有上千种不同的角度。它不需要被管理。相比之下,信息需要被管理,因为它流动性比较强,如果看到了但没有被内化,就不等于完全吸收。

所以,如何建立一套高效、高价值的“循环式信息处理方法”,并通过完善的因果逻辑传递内容?或者,如何告别信息囤积,建立自己的信息输入输出闭环,非常重要;具体怎么做呢?我通常采用TINW法,和INKW法。

一、什么是TINW法?

几个字母是主题(theme)、收集(Inbox),笔记(notes)、智慧阶段(wisdom)的缩写,这是我自创的方法,依据来自于经验。

为什么?

为了写稿子、记图书阅读笔记之前,我走很多弯路,使用很多管理软件,但最终都不了了之。并不是因为这些工具不好用,而是因为,我发现自己没有完善的逻辑系统,无论使用何种管理软件,最终都陷入了类似的窘境。

现在的软件都带有打标签和建文件夹的功能。

以前我也建立过很多文件夹,比如,A属于营销类,B属于品牌类,C属于增长类,如果看到学习文件就放进A,以此类推。分类有一个好处,整体有序,方便查找。但这样的思路放在信息处理上有一个问题,你不能把所有的鸡蛋都放到一个篮子里。

什么意思呢?

让我们回顾一下“分类”的定义。百科给出的答案是:按照种类、等级或性质分别归类。从定义中不难看出,将对象分类有三个维度,分别是种类、等级和性质。

大多数人被这一步困扰。 一方面,种类是什么?人和动物是两个种类,飞行动物和爬行动物是两个种类,男女是两个种类,但等级和性质不同,董事长和员工有明显的等级关系,品牌和增长互为关系,营销和品牌又相辅相成。如果按照文件夹分类,最后会把大脑搞晕。

另一方面,大脑分类的界限有时很严谨(清晰明确的界定),有时却很模糊。

模糊分类代表是对“友情”的界定。我们都很清楚,周围所认识的人是朋友,不认识的人不能称之为朋友,例如陌生人。但对大多数人而言,友情的界限很模糊。某种程度上,友情的界定需要视情况而定。

亦或:

严格意义上,黄瓜和西葫芦都属于水果,但我们会将它们渗透进“蔬菜”这一模糊的分类,因为在某些情况下,我们会将它们当作水果或者代替诸如菠菜、生菜、胡萝卜之类的食物。

后来我查阅大量文献资料发现,大脑形成分类的方式,默认有 根据外观、根据特点、根据概念 三种,它们又是隐形链接关系。

就像:

钱包、童年照片、现金、首饰和家庭犬一样,这些物品没有任何物理相似之处,也没有任何功能上的相似之处。它们唯一的共同点是,当发生火灾时,你可能会把它们从家里拿出来。

从神经学的角度来看,当我们学习或创建一个新的类别时,神经回路会调用前额叶皮层、和着尾状核区的丘脑环路。这个环路包括低分辨率的感知空间地图,与分类空间相连,与海马体有联系。

当我们按照某种规则进行正确的分类时,会释放多巴胺来增强神经突触,如果我们更改了分类规则,例如:决定按颜色而不是季节来分类衣服时,大脑中的扣带皮层(中央执行系统的一部分)会被激活。

我的信息极简管理方法

所以:

文件类别分类对职场人而言,是种伪命题,它会让你不断扩充宽度,直到囤积的越来越多。 除非你是一名教材,学术从业者,需要从学科角度摸清楚一个领域,给人以鸟瞰视角,不然这种方法无效。我发现该问题后,开始以主题为中心。

什么是主题?

不同语境下,可能表达的中心思想,主旨不同,但始终逃不掉作品所探讨的核心议题,就是主题。就像这篇笔记,我主要探讨「循环式极简信息管理」。

举个例子:

我是一名营销洞察从业者,每天在社交媒体上都会看到大量热搜话题,突然走红的无人店铺、短视频平台,半个月涨粉100万的养猪老板娘等。

我会把这些话题,放在一个名为主题(theme)的笔记管理软件文件夹中,然后开始思考它为什么火?哪些因素造成?背后大众心理什么样?对其他同行有什么启发。

主题中并非只有单一一个选题,我习惯用notion建立一个数据库,反正,只要以“热点、问题”、自我行业突然蹦出来想写的话题,都在当中。

进行选题落地中,我不能仅仅依靠个人主观想法和经验,得根据市场需求、受众关注点和时事热点等多个因素进行分析,这时,就需要大量信息(information)部分印证。

它从哪里来?

首先,调研是我采用最重要的办法之一。 就此话题,我会列出几个问题,咨询身边营销专业从业者、或者KOL,询问他们怎么看?这样,不仅联络了感情,也完成了自己的小目标。

其次,阅读是我采用的第二个方法。 我会在社交媒体上,围绕某话题大量查阅相关的探讨,以找出不同角度。

不管是身边人的回答,还是网络上形成的资料,我都会以卡片笔记(notes)方法,随时记录下来,以保证素材和观点的自洽,最终进行完整内容输出;当选题写的足够多时,内容也就自然变成体系化的东西,这些属于宝贵的无形资产。

这样你会发现:

自上而下一套逻辑,完全是围绕某个问题出发,你可以把工作中遇到的问题,作为选题,也可以把某个困惑作为方向,以此来寻找答案,丰富认知。

这是以为什么(WHY)为中心的思考,一种深入探索的过程,它能很好建立因果闭环,因此,我把它称作TINF法。然而,很多人会说,我最近太累了,不想思考时,可刷手机时,又看到一些优质内容,以后还想用到,该怎么办呢?

二、INKW法

之前叫INK法则,此概念是德国著名企业家卡尔·海因茨·德克(Karl-Heinz-Decker)于1999年,在他的著作《知识管理入门》一书中提出的。

收集(Inbox)、卡片(Note)主题(Knowledge)是几个字母的缩写,最后的智慧阶段(wisdom)我添加的。四个类别代表四个不同文件夹, 我已经用了大概4年,也有诸多不同感受。

具体怎么用呢?

收集上,我不会整篇收集内容,除非时间不多,必须这样做。相反,我更倾向于进行“剪藏”,把重要的表达、观点和背景等三个方面抽离出来,然后将它们放入cubox中,并对其打上相应的问题标签,以便日后快速找到。

比如:

最近读一篇,关于星巴克是第三场景开拓者的文章,内容提到”快节奏时代,第三场景已经无法满足消费者“,星巴克进行了场景再造,提出”在途“理念,意思是,人在车上,咖啡送手上。

我把这些内容剪藏后,碎片化时间见缝插针,用notion或Obsidian重新梳理成笔记Note,当然,这些大步骤,大家肯定会。问题在于,在以笔记(Note)命名的文件夹中,很多人会被卡片笔记法所误导。

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为什么?

尼克拉斯·卢曼(Niklas Luhmann)的卡片笔记法分为,闪念笔记(Fleeting Notes)、永久笔记(Permanent Notes) 和文献笔记。

许多人一开始就想把碎片内容分的很清晰,最后常常造成,不知道某个内容要放到闪念中、还是永久中;要么是,全是闪念,没有永久,很头疼。

此前,我也遇到过类似问题。

写了一万多个卡片后,我发现问题所在:整理卡片这件事情,并不那么容易实现「结构化」,主要是因为笔记记录的「即时性」。

这意味着,任何人在记录笔记时,都无法预测未来会记录哪些笔记,也不知道这些笔记会用在哪里。因此,失去了对一份卡片应用场景的整体认知性。

在这个过程中,笔记从少到多必然会产生「混乱」,这种混乱是无法避免的。因此,记录卡片的人,需要定期重构卡片的结构,随着数量的逐步增加,这种重构成本也必然上升。

怎么办呢?

我的解题思路是,允许自己以混乱的方式记录笔记,再通过「标签化」建立连接,最后让混乱的笔记不断涌现(Emergence)出其内在结构。

举个例子:

我记录一份名为《认知吝啬鬼》的笔记,这份笔记主要讲述从某处摘录的心理学著作中对「认知」和「吝啬」现象的解释,里面有文献也有观点,同时,我建立两个标签,分别是#认识和#吝啬。

同样,其他文件有和认知相关的内容,我也会打上”认知“的标签,最终,写了几百个卡片后发现,认知下面关联着”元认知、大脑、思考、注意力、走神、没精神“等各种卡片。

很明显能看出,这种方式能有效避免每个卡片重构,话题也会在卡片中长出。如果你想写认知,只需要思考一个关于认知的选题(问题),帮它放在主题(Knowledge)文件夹中,然后把有关认知的卡片链接,全部统计出来。

最终,通过最简单两种关联关系,实现了「记录即赋予结构」,既维护了笔记的「即时性」,也建立了笔记的「结构性」,同时,也让结构涌现出新话题。

这就是,自下而上逻辑。

至于永久卡片怎么做呢?我把它换了另外一种称呼,叫做概念卡片。

比如:复利思维、框架思维、预测性编码、批判思维都是概念,卡片中,我会完善谁提出的,什么意思、应用场景,然后存档,直到下次某个文章中提到,就立马能用到。

不过,我也不会刻意的去搜寻,而是碎片化时间时不时进行补充,目前存档得大概有400多个,整理完后,虽然对知识点有深刻理解,但缺乏实践和目的,总会觉得内化不够,所以最终,概念还是为选题(问题)所服务。

最终下来,我发现:

信息分类两类,一种属于稳定来源,就像电子书,各种报告,订阅的知识星球,大佬们专栏等,另一种随机来源,漫无目的;不管哪种,都要记住,自下而上一开始不为某个很聚焦的问题服务,而是为“我觉得以后可能拥有”而记录。

拿书来说,很多人喜欢榨干式阅读,按照作者本意把内容架构扒出来,我很少这样,一般会思考它讲的每个段落什么意思,我能用在哪,然后把它内化后,用卡片记录下来,打上标签。

这也是,INKW和TINW法的根本区别。

如果你读懂这种思维,能少走许多弯路,不管用flomo、notion、飞书、思源、flowus还是我来(wolai),只要具备标签和双链功能,或块结构,都可以实现;当你有足够多的笔记,就可以进行归档(archive)。

三、归档到智慧

很多人提到归档,通常把它理解成,按照一定方式整理、分类、存档、方便后续查找和使用,同时,代表这件事已经完成,在待办事项中划上句号,很少在看。

其实,归档大学问。写完某些文章不代表就结束了,我们还要进行运用、复利循环,不能在实际中运用流传的内容,只能作为信息处理。

这就像:

一个人满腹经纶,拥有很多知识,但不通世故,只能被当做书呆子;而有些人读过很少书,却能力超群,能够解决棘手问题。后者就是智慧的乡长。

因此我认为,智慧是人们基于已有的知识,针对物质世界运动过程中,产生问题,根据获得信息的分析,对此演绎出解决方案的能力;这种能力运用的结果,将是信息的有价值部分,挖掘出来,并使之成为已有知识架构的一部分。

你想想:

你遇到一个问题,想要解决它。你会根据自己已有的知识和经验,分析问题原因,并收集信息,然后用思维和判断力,推导出解决方案。

这个过程,你可能得到新信息,对知识体系进行了补充和完善,如果,你能把有用的知识,分享给别人,就能增加整个行业、社会的价值。

我的信息极简管理方法

举例来说:

我经常会把自己在工作中遇到的问题,记录下来,完档成一篇有价值的内容,但这些都比较碎片化;现在,随着日复一日积累,我的问题和答案越来越多形成一种体系化。

像“为什么很多公司做不好增长、品牌到底有什么用、如何简单搞懂品牌和公关之间关系、怎么做好营销”等等内容中,都包括了我的思考和方法论。

很多人看到这些内容,会主动找我交流,解决工作中的迷惑,并给我反馈新的问题;慢慢的,它们集中在一起成为了一种体系,不仅自己收益,也能帮身边的人减少自我摸索的成本。

显而易见,归档升级到智慧,是对问题的挖掘到理解,再到应用的过程,而非简单的归类到已完成。在这方面,我一般采用两种方法:以“主题为中心”或“类别为中心”的复用。

我的笔记软件,智慧(wisdom)文件夹,已经有开智、思维、习惯3大体系的东西,这些不至于单单的概念,是一一个现实问题所结合思考形成的方法论;当然,还有以类别划分的营销思维类,营销心智类,营销洞察类等,还有很多待完善。

诚然,信息处理目的,并不仅仅是为了写作。而写作的目的,也不应该只是为了追求流量、宣传。问题梳理最终应该走向应用层面,形成一个有机的体系,不断影响身边的人,这样才能实现其真正的价值。

总体而言:

自上而下用TINW,自下而上用INKW。

这些方法,是我用大量时间,无数杯咖啡,不断探索,不断精进下来得到的,是底层规律,是提高你处理信息效率的工具。

也是我,作为一个渺小的个体,面对不确定未来时,带来成就感和胜任感的动力来源,它还在不断循环。现在,共勉给你,你要是觉得有用,不妨试试看。

专栏作家

王智远,公众号:王智远,知识吧专栏作家。畅销书《复利思维》作者,互联网学者,左手科技互联网,右手个体认知成长。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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