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浅聊企业管理信息化建设分析方法:分离原理

无论我们身处哪一个岗位,都少不了需要一定的分析能力。本文主要聊聊建立企业管理信息系统分析方法的基础-分离原理,希望对你有所帮助。

一、开篇

不论读者从事的是软件工程上的哪个岗位或者是身兼数职,都必须具有一定的分析能力。而分析能力的第一步就是要撑握对研究对象进行“分离(拆分)”的能力。可以说,不具有分离的能力就不具有分析的能力,因为不能分离对象就看不清对象的内部和细节,因此也无法针对研究对象给出详细和正确的分析结果。

在做企业管理信息化系统的分析与设计过程中,首先要了解和定义研究对象(企业)是什么?管理是什么?它们是由哪些要素构成的?构成的要素在企业运行过程中的作用是什么?分离原理和组合原理是进行分析和设计的理论指导。本次主要聊聊建立企业管理信息系统分析方法的基础-分离原理。

二、分离原理

1. 定义和作用

分离原理指将研究对象中符合相同设计方法的同类项进行分离、归集。通过分离降低研究对象的复杂度,提升研究的精准度和工作效率(比如:先业务的信息化流程,再管理的信息化流程)。

2. 分离的方法

按分离的维度不同,可以将分为纵向分离和横向分离:

  • 纵向分离:以部门为单位进行纵向分离。
  • 横向分离:按照业务、管理、组织、物品要素表达业务和管理方法。

3. 分离的要素

横向分离主要包括4个要素,要素的描述和之间的关系如下:

  1. 业务:进行生产的内容,业务要素是核心,包括信息化处理的全部业务对象。
  2. 管理:对业务要素的运行状态进行监控,包括与业务相关的管理内容、控制规则、评估指标等。
  3. 组织:对执行管理和业务的人力资源进行保障,包括组织结构、岗位等。
  4. 物品:业务要素的产出物或生产工具,包括业务运行产生的产品以及生产产品所需的设备。

三、业务管理分离

1. 业务概念

业务指企业为达成某个目标而进行的一系列的活动。在需求调研时,我们通常需要理清企业的业务范围有哪些?每个业务的流程是什么样的?每个业务活动的输入和输出有哪些?业务完成后达成的目标是什么?通过收集和整理每个业务活动流程,分析这些业务活动有哪些通用的过程,从而为后续的系统设计做好准备。

2. 管理概念

管理指为企业为实现业务目标而进行的决策、计划、组织、指导、实施、控制的过程。管理控制可以是业务活动中的某个环节,比如增加通过审批流程加强对业务活动的控制,也可以是某个环节中具体的要求和限制,比如成本不能超过合同金额等。管理的目的是通过标准、规则、流程、检查、惩罚等手段,使得业务可以按照计划按时保质保量完成。

3. 业务管理的相对性与区别

(1)相对性

企业内部、各部门间具有相互协同、相互管控的作用机制。比如:在软件开发过程中,产品部门将设计成果交付开发部门进行协调工作。同时,开发部门要确认产品部门交付成果的技术可行性,产品部门也要确认开发部门最终产出物是否符合设计的要求。两个部门之间相互协同,也相互管控。

(2)区别

  • 个性与共性:业务具有个性,管理具有共性。不同行业、相同行业不同企业之间的业务存在不同的个性化需求。虽然企业管理方式和风格不同,但管理的底层逻辑相同。
  • 稳定性与易变性:业务具有稳定性,管理具有易变性。业务流程相对比较固定,稳定的流程是保障企业稳定收入来源。管理因人而异,不同领导的管理方式和理念容易导致管理的变化。
  • 载体与控制:业务是管理的载体,管理是对业务的控制。管理是搭载在业务之上,没有业务谈何管理?
  • 价值的实现与保证:业务是实现价值,管理是保证价值。业务是企业最核心的工作,管理是保障企业实现阶值过程的管控工作。
  • 相互作用和影响:生产技术、材料、工艺标准影响业务形态的变化,进而催生新的管理方法;管理方式的进步影响业务方式的优化。
  • 业务和管理:不一定成对出现。比如简单或自动化程度高的业务流程,就会没有或减少管理。
  • 业务和管理的比例:适当比例,保障业务达成。管理需要成本而且管理越多也会影响业务活动的效率,所以适当比例的管理才是企业最佳的选择。

4. 业务管理的分离

我们在需求调研过程中,客户不会分别讲述业务与管理,所以需要在获得的需求中识别业务与管理要素,在设计时再将他们架构在一起。业务与管理的分离主要表现在架构、形式和数据的分离:

(1)架构

业务架构:业务处理的步骤是按照某类业务的事理、技术要求、规章制度等而定的,例如某条生产流程,只有规定的全部步骤处理完才算处理完成。业务架构由业务要素(构成事物必不可少的因素)、业务逻辑(思维的规律和规则)和架构模型(表达符合业务逻辑的要素结构图)构成。

管理架构:信息系统建设过程中的管理架构主要由业务架构、管理模型/管理规则等构成,它需要与具体的业务管理规章制度相结合。

(2)形式

业务架构:是动态的业务流程,流程的节点是“业务活动”,流程有开始与结束,有分岐判断等内容。

管理架构:是将管理模型上的管理规则设置到业务流程相应的节点上,这些管理规则在业务规则启动后,会形成一个看不见的循环架构,对每个流程节点进行管控,这就是一个管理架构。

(3)数据

业务架构:是用来处理业务的,因此,业务架构上的各个节点(活动)之间流动着的数据是“业务数据”。

管理架构:用来管理业务的,因此,管理架构中传递着的数据还包含“企业管理规则”(此时规则也是另一种数据)。

5. 业务流程与审批流程的分离

  • 业务流程:业务处理的过程,各节点操作来自生产相关的技术和标准。
  • 审批流程:管理控制的过程,是企业制定的相关管理规则,是管理的一种特殊形式。

业务流程上的每个节点都可以设置一条与该节点业务处理相关的审批流程,每条审批流程的构成和角色都可能不一样。针对同一条业务流程,可以设置若干条不同的审批流程。

四、组织架构分离

1. 组织的概念

将资源按照某个目标构建出一个有层次的集合体,即组织结构。信息系统中包括部门、岗位、角色(系统权限),常用来数据查询、抽提、统计分析等。

2. 组织与业务管理的关系

组织的功能是连接和推动“业务”与“管理”协调运转的协调机构,这部分协调控制的是人、部门和岗位等要素。一个好的企业架构不应该先从组织架构做起,而应该是先从“业务”出发,做出最佳业务架构,然后配之以最佳的管理模式,最后保证业务与管理执行,搭建与之匹配的组织结构。业务是核心,管理是保证,组织是服务,物品是结果。

3. 组织与业务流程的关系

在做需求调研时,多数情况都是由客户的各个部门、不同岗位的人员向调研者描述自己部门和岗位的工作,这样在收集的原始资料中,包括业务在内的所有线索都是在组织的框架下,由部门、岗位之间的关系做为主线进行传递的。业务主线其实被组织结构隔断了,在信息化信息建设过程中,我们要对原有的业务流程或管理方式进行优化,需要将组织与业务流程进行分离:

(1)分离组织与业务

将收集到的信息在“组织”和“业务”之间做一个分离。分开组织与业务活动之间的关系,再分开业务活动与管理之间的关联关系。

(2)梳理业务流程

在没有组织架构的情况下,按照新技术、方法等要求进行业务流程的梳理和优化。梳理后的业务流程与原有组织和管理都不相关。

(3)整合组织、业务和管理的关系

整合业务流程、管理规则和组织三类要素,找到最佳协同工作方式。

五、物品分离

1. 物品的概念

物品包括与企业运营相关的生产资料。所有物质类对象都属于物品,如:各类设施、物资、设备、运输工具、企业制造的产品、计算机、网络等。

2. 物品的分离

从对象中分离出物品要素,使之单独成为一个体系。物品类要素在信息系统中的作用是编制基础数据、设计字典的作用,不影响其他三个要素的分析与设计结果。

六、总结

对企业构成进行分类的目的是为了容易分析和理解,分类不会改变被分类对象的性质,例如不同的香蕉、苹果、梨子装在不同的盘子里,香蕉还是香蕉,苹果还是苹果,梨子还是梨子,只是放到不同的盘子之后更容易点检和拿取。分离的本质是将企业的构按非业务属性进行分类,以利于信息化的方法进行分析、设计和开发。企业按照分离原型分离后,变得简单、收敛,逻辑更清晰。

作者:refurbish ; 公众号:Bruce林奋进频道

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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