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拆解个人效率工具滴答清单 | 人人都是产品经理

本篇文章将详细介绍滴答清单的各项使用功能,帮助零基础的小白快速掌握其使用流程和操作规范,也能给产品设计的伙伴提供一些设计思路,希望本篇文章能对大家有所帮助。

滴答清单是一款帮助个人梳理工作规划和事务的效率工具软件,此外,也支持与其他人进行协同,比如说和家人、朋友一起出去旅行就可以同步出游计划。我自己也用过不少清单类软件,但是使用的频次都不高,最后就束之高阁,这些清单丢在某个角落就找不回来了。

实际上,我们每天都有很多琐事,有时候突然一下就忘记了,可能要很久才能够想起来,甚至是想不起来了。

如果不对我们的各项工作做合理的规划的话,会发现一天时间过去后,似乎做了很多事情,但是又感觉没做什么,导致成就感很低。久而久之,整个人就会焦虑。

滴答清单的Slogan是“达成更多,用心生活”,似乎能够解决我们这样的问题。我自己之前没有用个滴答清单,本次算是以小白的身份尝鲜。

一、产品背景

滴答清单团队最早做的是国外版本的App,名叫“TickTick”,后面才面向国内市场开发滴答清单。这和很多国内其他产品不同,大多数产品是在国内运营成熟后再开发海外版。

这个其实也很好理解,因为工具类软件早期在国内的付费习惯非常不好,而国外的话付费习惯更早就养成了。

滴答清单由杭州随笔记网络技术有限公司运营,从网上搜索和企业信息查询来看,这家公司没有融资历史。

根据七麦的数据,滴答清单在App Store效率类应用中,有50多个国家进入了排行榜前200名。

同时,进入了多个国家App Store的畅销榜,因此收入应该还是比较可观的。本身,滴答清单不算一个很重的应用,团队规模不需要太大,猜测当前的收入不需要融资也能够养活团队。

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在App Store最新的评分来看,滴答清单在12万多个评分中拿到了4.9分的评分,这是一个相当高的水准了。

而且,在苹果官方的每精品应用推荐中,自2016年以来获得了近200次的推荐,自2019年以来进入热搜应用超过600次,这些数据方面足以反映滴答清单是一款精心打造的应用。

滴答清单提供了全平台的客户端及网页端,甚至包括了Linux版本、Chrome插件、Firefox插件和Outlook邮箱插件,共10个平台,这非常少见,可以说是真正覆盖了全平台。

App Store最早的版本发布于2013年,近一年更新了41个版本,平均1-2周一个迭代版本,这符合C端应用快节奏的更新习惯。接下来我们正式开启我们的产品拆解。

二、引导页

引导页在C端产品中非常常见,主要是宣传产品功能和价值,以吸引新用户继续使用,滴答清单的引导页界面如下。

从引导页我们可以知道滴答清单可以做任务管理、日程管理、基于四象限的事项优先级排序、番茄时钟和打卡五类事情,从这些功能也能够知道这就是一款个人事项管理和效率工具。

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三、登录注册

除了微信快捷登录外,账号登录和注册是合并的,系统在输入手机号或邮箱后会检测是否已经注册过,没有注册的就会让创建密码进行注册,注册成功直接进入应用。

这样对新用户来说省去了单独的注册环节,路径更短体验更好。

注册成功后,和很多App一样,会让你选择要记录哪些事,这里其实就是创建默认的事项清单。

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可以看到,默认预设了三个清单,“今天”是当天要处理的事情,“收集箱”用于临时记录还不明确所属清单的琐碎事情、临时想法,“欢迎”则是一个简单的新手引导教程集合。

四、快捷记录

滴答清单提供了快捷记事的入口,点击屏幕右下角的“+”按钮就可以弹出快捷记录输入窗口。

窗口设计得非常简洁,只有标题、描述和一排标记图标按钮。可以只输入标题就完成事项记录,图标按钮分别是事项的时间设置、优先级设置、标签和所属清单。

因此,如果临时有事项,可以直接使用快捷记录功能完成记录。

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五、完整编辑

在快捷记录中点击标题右侧的展开图标就可以进入到完整编辑窗口。

实际上,完整的编辑窗口集成了清单管理和一个轻量的富文本编辑器,使得我们可以在手机端完成样式丰富的文本编辑。下面是我记录的一个比较丰富的清单内容。

使用手机编辑不是很方便,但相比很多编辑器的体验要好。不过大部分情况在手机端用不上做太复杂的内容录入,如果真的需要复杂的编辑功能应该使用桌面的客户端或网页端。

有点不太习惯是标签、所属清单、日期及优先级设置是分散在平面的左上角、左下角和右上角,初次使用的时候还是需要习惯一下,个人感觉如果能够和快捷记录那样放在一起操作会更便捷。

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体验过程中触发了一个隐藏的升级版本的提示,那就是附件上传。

普通版本的每天上传的附件只有一个,我要再次上传的时候就提示要升级到高级会员了。

对于清单内应用,存储会是一笔不小的开支,对上传附件收费其实也就是要保证能够覆盖附件存储的成本,从这一点可以看得出滴答清单团队是精打细算做运营的。

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六、标签

标签的添加在快捷记录的时候,是直接通过“#”+ 标签内容完成的,也可以选择已有标签;在完整编辑时则是已输入框的形式,体验上会更好。

当然,通过“#”+标签内容其实在不少应用中也有,比如flomo也是这样完成标签输入的。

如果创建了标签,则在侧边栏会多一个标签入口,可以进行标签筛选。

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七、事项提醒

事项提醒是清单类应用最为重要的功能了,当达到事项设定的提醒时间时,滴答清单会给出提醒,并且告知当前事项是否错过(超过设定时间)。

此时,可以在提醒栏中快速标记完成或者设置延迟完成,延迟可以选择设定的时长,比如15分钟后、1小时后。

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此外,由于安卓系统的应用权限越来越复杂,可能会导致收不到提醒。

因此,我打开滴答清单收到一个过期任务提醒的时候(通知栏没有推送消息),滴答清单给我在通知栏推送了一条消息,引导我设置权限以及时收到提醒。

这个细节还是非常到位的,如果用户收不到提醒很可能就把软件卸载了 ——滴答清单的这种做法一方面是向用户说明了这不是应用本身的问题,另一方面也能够引导用户完成系统设置解决这个核心问题。

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在提醒渠道方面,滴答清单提供了多种方式,在设置里的“声音、提醒与通知”中可以开启每日提醒、微信提醒(高级会员可用)、本地日历提醒。

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八、番茄时钟

番茄时钟实际上就是给自己分配一个专注的时间段来完成某项任务。在如今信息碎片化的时代,我们会经常被各种外部事件中断当前的工作,比如微信消息、钉钉消息、各种应用提醒等等。

番茄时钟按照下面的方式来管理时间:

  1. 将工作或学习任务分成每个25分钟的短期时间段,这些时间段被称为“番茄”(Pomodoro)。
  2. 在每个时间段内专注于一个任务,并且避免分心。如果有任何分心的想法,可以简单记录下来,之后再处理。
  3. 每个25分钟的时间段之后休息5分钟。这可以避免疲劳和重新聚焦注意力。
  4. 重复上述过程,直到完成所有任务。
  5. 在完成4个番茄周期(2小时工作,15分钟休息)后,可以有一个30分钟的长休息。

番茄时钟的好处是:

  • 提高专注力。通过25分钟的时间窗口,可以专注于一个任务而不被其他事情打断。
  • 提高效率。在每个短期时间段内完成更多工作,并经常产生小成就感来维持工作动力。
  • 避免过度疲劳。适当的短时休息可以重新聚集精力,并且休息也是工作的一部分。
  • 规划时间。番茄时钟可以帮助我们对时间有更清晰的规划,明确每个时间段需要完成什么工作。
  • 养成良好习惯。番茄时钟是一种时间管理的技能,可以让我们养成专注工作和适当休息的好习惯。

当然,番茄时钟只是提供了辅助的提醒工具,实际上能不能按番茄时钟的方法专注任务,还得看我们个人的自制力。

一个好的建议是在专注时间范围内将微信、钉钉这类应用的通知关掉,然后手机放在手够不着的地方,这样会减少外部干扰,提高专注度。

在滴答清单中,当出现一个事项提醒时,我们可以选择“开始专注”,使用番茄时钟来计时,当计时时间到达时,会提醒我们进行短时休息。

同时,如果临时有事情进来,滴答清单在计时界面也提供了记录专注笔记的入口,来记录一些想法。若有其他临时紧急的事情需要处理,也可以暂停,稍后继续完成该事项。

一个番茄时钟完成后,滴答清单会给出一个奖励性的提醒,告诉用户收获了一个番茄。

之后,可以选择是继续还是休息一会,若选择休息的话则会提供5分钟的休息倒计时,并提醒我们活动活动。

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九、笔记

滴答清单默认是记录待办事项,但是可以将待办事项转为笔记。因为本身它的编辑器是支持富文本的,因此可以拿来记笔记。

笔记支持设置提醒、发表评论、打标签,并且可以记录笔记的动态(即笔记的维护记录,需要升级到高级会员)。

此外,笔记还可以插入设定时间段的任务摘要信息,这样可以汇总这一段时间的工作事项,甚至可以整理出周报和月报了。

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十、事项管理

事项本身是按照清单管理的,因此如果要查看其他清单的事项,需要切换清单。当然,滴答清单提供了“今日”清单来查看当天的事项。

事项管理包括如下功能:

  • 移动:将事项移动到其他清单,也可以在编辑时更改所属清单。
  • 提醒设置:设置事项的提醒时间,以及是否重复。这里滴答清单比较细节的设计是考虑了中国的农历,可以按农历日期设置每年重复,这对于农历生日、节日的提醒还是非常实用的。
  • 删除:删除事项,通过向左滑动可以删除某一个待办事项或笔记。删除后,滴答清单提供了一个快速撤销的操作,会允许在几秒内撤销删除恢复事项,这也是一个非常贴心的设计。
  • 置顶:设置某个事项置顶展示,对于重要紧急的事情可以采取置顶操作。
  • 分组:可以对清单内事项进行分组。
  • 共享协作:可以邀请家人、朋友参与协作,共同维护清单内事项。
  • 标签、优先级:设置事项的标签和优先级,其中优先级的展示形式是通过事项前面的勾选框颜色来区分。
  • 子任务:可以对待办事项添加子任务。

十一、个性化

国内大部分的C端产品都支持用户个性化配置,典型的就是所谓的皮肤。在个性化方面,滴答清单更进一步,可以做到如下内容的个性化,有些还是挺高级的。

  • 底部Tab栏自定义,除了任务栏之外,底部其他的4个Tab都可以配置,而且支持拖拽排序;Tab可选项包括四象限、日历视图、设置、番茄专注、习惯打卡、搜索6项。
  • 主题:包括主题色和皮肤,其中大部分皮肤需要升级到高级会员。
  • 应用图标:可以更改应用图标,以及设置应用小红点角标的数量统计方式,包括可以不显示小红点。
  • 显示:包括字体大小、侧边栏是否显示数量、已完成任务的样式可以自定义。
  • 日期和时间:可以配置一周从周几开始、日历是否显示农历、是否显示周数、是否显示节假日调休、开启倒数日等等。
  • 桌面小部件:可以配置小部件到桌面,不用打开App就知道当天的待办事项。
  • 任务默认值:可以配置默认的任务参数,如默认日期、默认提醒方式、默认优先级、默认清单、新增任务默认添加到清单顶部还是底部等等。
  • 滑动操作:可以配置滑动操作的操作项,有11个操作供选择。
  • 应用程序快捷方式:可以自定义长按应用图标的快捷操作。

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十二、总结

可以看到,滴答清单实际提供的功能是非常复杂的,但是给用户的感觉是一个非常简单的应用。

这就回到了简约设计原则 ——“删除、组织、转移和隐藏”。

在滴答清单里,使用了很多组织、转移这样的设计,将复杂的设置功能进行拆分和隐藏入口层级,从而使主要的操作界面看起来非常简约,易于上手。

对于轻度用户来说,基本上不需要做什么配置就可以上手使用,而对于重度用户来说,则可以深入探索滴答清单的高级功能,找到符合个人喜好和习惯的使用方法。

对于SaaS产品经理而言,目前,B端产品体验C端化的趋势越来越明显。

这是因为,最终需要一线的员工用得顺、用得爽才能够更好地发挥SaaS产品价值。而且,好的体验更有利于产品在行业内传播,从而形成客户转介绍,降低SaaS产品的获客成本。

在这一点上,SaaS产品经理可以学习滴答清单的做法,提供简单、易于上手的操作界面,支持个性化配置来让用户(包括客户)找到自己的使用习惯。

专栏作家

产品海豚湾,公众号:产品海豚湾(ID:pm-dophin-bay),知识吧专栏作家。技术出身的产品经理,从事过 C 端产品和 B 端产品设计,擅长 SaaS 产品设计、产品架构设计和需求分析。负责的B 端产品完成了完整的从0到1,从1到 N 的过程,成功签约行业百强客户。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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