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管报系统搭建:谈谈痛点和方法

在企业中,管报系统的存在有助于为企业内的部分业务提供支持,如绩效考核、资源配置等。那么,企业要如何才能搭建好管报系统?在建立管报体系的过程中,企业又可能面临哪些难点或痛点?一起来看看作者的总结分析。

一、什么是管报

管报管报,管理报告,包含管理报表编制、报表分析、报告文件三部分,属管理会计范畴,其本质是为企业内部如何有效地资源配置、业绩考核提供决策支持

在数字化转型的时代潮流下,管理信息化建设也提上新征程;如何进行管理信息化建设,特别是管报的信息化,大家各显神通;有外采,有自研,或外采+自研,但真正成功的,为数不多,难点在于管报体系建设与落地困难。

二、管报建设痛点

做好管报建设,首先得有管报。财报三张表只能反映业务发生了什么,但为什么发生的是这些,以及如何根据财报进行业务分析、经营治理、战略判断,就需要管报。

不同的企业管报也不同相同,特别是多业态的大企业更复杂,但基本原理没变:通过管报,反映一个真实的业务、管理情况,比如某业务线收入,财报显示净利高达30%,但经管报的分摊、结算等分摊处理后,反而是亏损5%!

近些年来,随着市场竞争越来越激烈,粗放式发展已经行不通,精细化管理深入人心,除了基于财报的分析外,企业运营分析的重要性更加凸显。越来越多的企业成立了专门的运营分析团队,对运营分析的管报诉求慢慢形成了体系,但也面临新的问题:

一是缺专业的管报系统。

多年来各企业都是在预算系统和合并报表系统出具管报,并没有专门的管报系统,甚至如国际大厂如oracle、IBM、SAP都如此,同时这两个系统出具的简单管报已经远远不能满足分析的需求了。

二是手工分析又存在诸多痛点和局限。

  1. 费时费力,实时性差,花费大量时间在数据收集转换上,而不是数据分析上,同时手工整理报告也不能实时出具,靠加班熬夜不可持续;
  2. 数据质量和传递信息有限,不同的人收集和整理的思路不一致,同时限于手工加工整理的难度业务数据含义(维度)也不够丰富;
  3. 管报分摊规则复杂,在excel中无法灵活配置,改一次规则伤筋动骨;过程不透明、计算耗时久,无法上查下钻、无法溯源;
  4. 管报体系不完整,限于取数和加工的难度,现有运营分析报告体系不够完整和深化。

三是建设之路困难重重。

从国际化大厂没有专门的管报系统就能看出,由于其个性化特点的缘故,不同行业不同业态管报逻辑均不同,建设一个成功的管报系统困难重重。

1)管报尚未形成体系和缺少长期规划

首先管报复杂多样,并且持续变化,不同业务板块、不同发展阶段管报差异很大,需要整合和长远规划,分步推进建设。

其次,管报内容大而全,几乎涵盖企业所有业务数据,因此数据源系统比较多,数据集成难度比较大。

再者,管报数据的颗粒度、口径等与财报数据差异大,为财报服务的财务核算不能满足管报的数据需求,因此对于特殊要求的数据,管报系统在具备管会核算的职能及兜底校验功能,还有对业务数据的复核职责。

最后,目前大多数企业的管报需求不明确,未形成完整的体,朝令夕改,随意性比较大。

2)市场上没有成熟的、成体系的方法和工具可供使用或借鉴

目前市场上没有一套针对管报、成熟并成体系的软件平台。同时,企业完全自主化开发管报平台代价比较大,特别是对于中小企业来说,自己开发一个管报系统代价太高,并且灵活性往往不好,不能很好地支撑持续变化的管报。

从公开信息来看,Oracle在海波龙预算模块之上搭建了EPM(企业绩效管理),间接满足了部分管报功能,但分摊、结算功能较弱,维度也无法灵活拓展;IBM基于PA搭建了管报功能,其特点是多维数据库可灵活拓展维度分析,但分摊功能难说强大;国内厂商FONE和元年的管报系统,其效果尚不得而知,但从市场占有率来看难说乐观。

建设管报系统还将面临更多的挑战:比如需求或规则的变化太快,系统资源如何分配;有些业务数据分摊后动辄上亿行,使用起来比较困难;需求变化是否可以快速反应到系统等。

三、管报系统搭建

虽然管报系统之路充满坎坷与曲折,但掌握好方法与还是能成功的,作者十余年财务系统建设经验,总结有以下几点:

1)先建体系,再谈系统

体系是理论基础与目标,系统只是承载的工具;在系统建设之前,先搭建好企业的管报体系,这个要从企业的管控模式、业务特点、分析痛点、管会目标出发,明确目标、定位,明确数据来源、建模方法、呈现维度、输出频率,建立和完善管理报告分析、考核体系。

管报体系往往是比较庞大的、复杂的,不可一蹴而就。需要结合企业的财务规划和IT规划,通盘考虑,整体规划,从紧迫程度和难易程度的角度进行规划分期,然后稳步推进实施。

2)定规则、统认知

管理会计不像财务会计,没有准则法规的要求和约束。但是,没有规则不成方圆,面对复杂庞大的管会更是如此,所以要在企业内部形成公认的、通用的管理会计规则。管报下沉到各个业务系统取数后,业财该如何转换。未核算到明细组织、产品等的费用该如何分摊及分摊依据是什么。管理合并中有哪些交易场景,抵消规则是什么,哪些交易会引起存货未实现利润,该如何计算等等。应该统一并达成共识,形成管会核算规则。

3)定框架、打基础,上小步快跑、快速迭代

首先,在功能应用设计上,先打好系统基础框架,然后尽可能地采用可视化配置化设计,比如维度维护、规则配置、流程配置等,以灵活、可自由配置的方式,充分应对未来业务扩张和需求变更带来的变化。

然后,在企业财务&业务数据湖之上,管报面临的数据来源系统众多、格式复杂,在引入管报数据域之前,应该按主题分别建立数据集,对数据集进行校验和清洗,一是保证数据的准确性、完整性和严谨性,二是保留数据穿透能力和来源及过程追踪线索。

其次,在系统性能上,既要兼顾运行效率、计算能力、硬件资源成本,对于耗资源的大计算(如分摊、结算)采用Spark等基于内存计算的技术,对于普通计算更追求稳定性;

再次,在管报展现与分析要丰富也要灵活,既要有丰富多彩的固定格式的大屏报表和图表展现,也要有灵活的可供拖拉拽的即席分析能力,还要能上查、下钻等追溯能力,满足个性化的分析需求;

最后,还要考虑报告智能化和移动应用,报表的智能化和移动应用的流行趋势和便捷显而易见,市面有些软件,专门解决报表的智能化和移动应用的问题,可与管报系统很好地融合。

四、风险与机会并存

困难意味着机会,就如何做好管报而言,系统化落地只是其中一步,企业和系统供应商都还有很长的路要走。只要大家持续探索和改进,不断提升企业管理数字化系统价值,未来前景一片美好。

本文由 @业财老曾 原创发布于知识吧,未经许可,禁止转载。

题图来自 Unsplash,基于CC0协议。

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