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职场攻略:如何有效沟通?

在职场工作中,沟通是非常重要的部分,那么如何进行高效的沟通呢?让我们跟随作者一起了解学习吧!希望本篇文章能对你有所帮助。

一、 有效的沟通

有效的沟通是指以正确的形式、在正确的时间把信息提供给正确的受众,并自使信息产生正确的影响。沟通者成功把某一信息传递给沟通对象,沟通对象能够做出预期中回应的整个过程。

有效沟通的关键在于共情、并使用恰当的沟通礼仪,如有意识地努力传递清晰、直接的信息,认真倾听,即使出现争执仍保持礼貌和克制等。

二、 乔哈里窗

乔哈里窗被称为〝自我意识的发现一反馈模型”。这个理论最初是由乔瑟夫(Joseph)和哈里(Harry)在 20 世纪 50 年代提出的。视窗理论将人际沟通的信息比作一扇窗,它被分为四个区域:开放区、隐秘区、育目区、未知区,有效沟通就是这四个区城的有机融合。

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1. 开放区

自己知道、别人也知道的信息。在实际工作中和人际交往中,共同的开放区越多,沟通起来也就越便利,越不易产生误会。要想使你的开放区变大,就要多说、多询问,询问别人对你的意见和反馈。

2. 隐秘区

自己知道、别人却可能不知道的秘密。即使真诚的人也需要隐秘区,完全没有隐秘区的人是心智不成熟的。而适度地打开隐秘区是增加沟通成功率的一种有效方法。

3. 盲目区

自己不知道、别人却可能知道的盲点。性格上自大、听不进别人意见的人,很难听到关于自己的真话。主动沟通、积极寻求反馈,才是缩小自己盲目区的方法。

4. 未知区

自己和别人都不知道的信息。未知区是尚待挖掘的区域。要尽可能地缩小双方的未知区,主动地通过别人了解自己,主动地告诉别人自己能够做什么。乔哈里窗能够用来展现、提高个人与组织的自我意识,也可以用来改变整个组织/项目合作的动态信息沟通系统。

三、沟通的基本模型

信息发送方想把自己的想法传递给信息接收方,需要先对想法进行编码,将其变成语言或文字,再选择传递的方式,过程中会受到噪声的影响。这里的噪声是广义的,包括所有影响信息传递效果的因素,如专业差异、知识结构差异、从业背景差异、性格差异、情绪、杂音等。接收方收到信息后需要进行解码,将其变成自己的理解。

在这些环节中,必然会有信息损失的现象。我们需要改善自己的沟通方法,提升沟通技巧,增加有效沟通。

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四、沟通路径

人们在沟通的时候,是带着目的的,我们把从沟通的原点至到达沟通目的地所花费的时间、步骤、过程等统一叫做沟通路径。沟通路径不是单向的,而是双向的。

沟通路径计算公式是指通过数学模型来计算沟通路径的公式。如果项目中參与沟通的人数为 n ,那么沟通路径数量的计算公式如下:

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其中,C 表示沟通路径的数量,n 表示组织中的人数。

这个公式的原理是,每个人都需要与其他人进行沟通,因此每个人都需要与 n-1 个人进行沟通。但是,每个人之间的沟通是双向的,因此需要将沟通路径数量除以 2 。

沟通路径的数量越多,信息传递的效率就越低。因此,在组织中,需要通过优化沟通路径来提高信息传递的效率。

五、沟通漏斗

在沟通中往往存在漏斗效应,指的是信息在传递过程中会呈现一种由上而下的衰减趋势,导致沟通效率下降的一种现象

比如一个人心里想的是 100 % 的信息,但用语言表达出来的往往只有 80 % 。而当这80%的信息在别人听到时,可能只剩下了 60 % ,真正能够被人理解、消化了的东西大概只有 40 % ,等到这些人遵照领悟的 40 % 具体行动时,已经变成 20 % 了。这就是“沟通的漏斗”造成的。

这种递减每传递一次就会存在程度上的减少,如果完全按自已的理解和经验来接受信息,交代人的真实信息就容易被丢失。

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沟通漏斗形象地表达了在沟通过程中信息损失的现象。为了诚少信息损失,最有效的办法就是增加反向澄清环节,让接收方给信息发送方反馈,及时确认收到的信息的准确性和完整性,把单向沟通变成双向沟通,形成沟通的闭环有效避免沟通中信息的损失。

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六、沟通障碍

沟通障碍是项目合作、人际之间、团队之间交流意见、传递信息时延误或者曲解信息所造成的困难。

沟通障碍主要来自三个方面:发送者的障碍接受者的障碍信息传播通道的障碍

1. 发送者

信息发送者障碍主要表现:信息表达不准确; 信息传送不全;信息传递不及时或不适时; 知识经验的局限; 对信息的过滤;

2. 接受者

信息接受者障碍主要表现:信息译码不准确; 对信息的筛选; 对信息的承受力;心理上的障碍; 过早地评价情绪;不确认不反馈;

3. 沟通通道

沟通通道障碍主要表现:选择沟通方式不当;几种媒介相互冲突;沟通渠道过长;外部干扰;

4. 其他障碍

知识、经验水平的差距导致的障碍;认识差异和利益观念不同;相互不信任所产生的障碍;个性因素所引起的障碍;沟通者的畏惧感以及个人心理品质也会造成沟通障碍。

七、沟通方法

1. 交互式沟通

在两方或多方之间进行多向信息交换。这是确保全体参与者对特定话题达成共识最有效的方法。包括:会议、电话、即时通信、视频会议等。

2. 推式沟通

把信息发送给需要接收这些信息的特定接收方。这种方法可以确保信息的发送,但不能确保信息被目标受众理解。包括:信件、备忘录、报告、电子邮件、语音邮件、日志、新闻等。

3. 拉式沟通

用于信息量很大或受众很多的情况。要求接收者自主地访问信息内容。包括:企业内网、电子在线课程、经验教训数据库、知识库等。

以上三种沟通方法有各自的优缺点,实际工作中要根据项目的实际情况,选用适当的沟通方法。

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八、提高沟通效率的方法

1. 理解时细心,表达时简单易懂。在沟通时,先细心理解再高效的表达,避免还没理解透彻就急于表达,表达不到位、铺垫太长,太啰嗦导致对方理解成本很高。

2. 使用对方好理解的方式沟通。项目中各岗位人员,可能会有不同知识结构、不同专业背景、不同职位、不同的成长环境和经历,使得每个人在知识储备、理解力、思考模式上不同。在沟通中,要学会去考虑对方习惯的思维,根据对方的知识储备及思维模式沟通,可以降低沟通成本。

3. 想清楚再说,防止情绪驱动。在讨论工作的时候,不要别人还没有把话说完,就赶紧说 no 或 yes 。这个坏习惯,第一就是最基本的社交礼仪都没有做到。还有更大的坏处,是所得结论很可能是主观惯性思维下的产物。

甚至很多时候,当沟通过程突然出现了一个新的问题,难以一下子想到解决方案或者覆盖齐全所有场景,就应该直接跟大家说明情况,表示需要更多的思考时间,总之一定要是想清楚再说话。不要为了面子,为了表现自己的专业性和敏捷,给出一个不成熟的结论。

4. 使用开放性心态进行沟通。《原则》一书中讲到:封闭的人时常打断别人发言,开放的人则善于倾听和引导对方发言;封闭的人常说,”我可能错了,但是我认为…”,开放的人知道何时陈述,何时提问;封闭的人不喜欢被挑战,开放的人永远保持好奇。采用开放的心态沟通,不要为了赞成而赞成,为了反对而反对。

5. 提前准备,沟通有理有据。对于资源争取性质、向上汇报、对客汇报的沟通会议,最好提前收集好相关依据,会极大提高沟通效率。在项目中,我们需要对接各种不同角色,各个不同岗位的同事,不同角色岗位可能会存在专业认知上的差异,这个时候直接拿出以往相关数据、线上的实例来佐证自己的观点,更容易说服对方。

6. 沟通的时效性,及时沟通和提前沟通。当遇到跨专业的疑惑,或者因为个人思维局限性、专业局限性考虑不全的地方,一定要及时找到相关人员沟通。大部分人是有鸵鸟心态的特别是沟通对象是上级甚至老板的时候,这时候大家的小忧虑就出来了,担心说错话表现不好等。对于互联网从业者的工作都是时效性很强的,不要在纠结中错过了时间节点。

7. 控制沟通时间和节奏。有效的沟通并非是时间越长越好、节奏越慢越好,而是适当的控制沟通的时间和节奏,找准切入点和要点,准确的将自己的意思传递给对方,同时也可根据环境情况缩短沟通的时间、加快沟通的节奏,达到预期沟通的效果。

8. 选择合适的沟通时机。要依据不同的沟通对象和内容,选择合适的沟通时间、地点和方法,才能够达到有效的沟通,不能一味地拘泥于某种固定方式。沟通时机不当,往往会影响沟通效果,有时甚至会适得其反。

9. 迂回战术,不要非黑即白。遇到两边意见分歧,双方都观点明确,并且谁也说服不了谁,大家都为了证明自己是对的毫不妥协,沟通很容易变成情绪拉锯战。我们在沟通的时候,只要不是原则性问题,可以采用迂回战略,跳脱出二维思维。

10. 保证信息对称性,上传下达要及时全面。尤其是像产品经理、项目经理、项目统筹等,带有项目管理性质的角色。作为一个在团队里的高密度的信息源,需要保证对内对外,信息传递的及时、全面,保证需求从规划到最终交付落地各环节的信息对称,能有效避免返工、重复工作等。从而让项目间各角色人员高效有序的合作,在时间节点内完成项目地有效交付。

九、沟通评估框架

同时我们也可以对照,「评估沟通水平框架」来自测和提升沟通能力。如下:

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专栏作家

忻芸,知识吧专栏作家。专注于B端、SaaS产品,擅长技能用户体验设计、交互设计、用户研究、数据分析、项目管理。

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